Visitor Management (Manajemen Pengunjung); Sistem untuk Pengamanan Perusahaan

Dalam aktifitasnya sehari hari, sebuah perusahaan atau industri akan kedatangan pengunjung dari luar; baik itu tamu perusahaan, vendor perusahaan, pekerja freelance; kunjungan mahasiswa yang belajar atau praktek kerja; dll.

Daftar Isi :

• • 1. Pengantar
  • 2. Pengertian
  • 3. Registrasi Pengunjung
  • 4. Peran Tenaga Satpam
  • 5. Tips dalam Manajemen Pengunjung
  • 5.1. Menetapkan Pejabat Berwenang untuk Menyetujui Pengunjung
  • 5.2. Menerapkan Tindakan Kontrol Akses
  • 5.3. Pastikan Pengunjung Selalu Ditemani
  • 5.4. Melakukan Pemeriksaan dan Identifikasi Pengunjung
  • 5.5. Menerbitkan Lencana/Badge Pengunjung
  • 5.6. Menerapkan Persyaratan bagi Pengunjung
  • 5.7. Menampilkan Kebijakan dan Prosedur Pengunjung
  • 5.8. Melatih dan Mendidik Karyawan tentang Kebijakan Pengunjung

Pengantar

Bahwa dari segi faktor keamanan; setiap pengunjung perusahaan haruss dimonitor dengan baik mulai dari rencana kunjungan, proses masuk ke area perusahaan, tujuan kunjungan, aktifitas didalam perusahaan, sampai dengan meninggalkan perusahaan; dan hal lazim dilakukan dengan menggunakan Manajemen Pengunjung.

Manajemen Pengunjung terkait dengan elemen keamanan suatu organisasi, terutama ketika organisasi tersebut harus berurusan dengan masyarakat umum dan memiliki banyak hal yang berpotensi mendatangkan pengunjung. Dalam kasus seperti itu, Sistem Manajemen Pengunjung perlu untuk mengelola beberapa hal tentang data pengunjung untuk pemeriksaan, monitoring, dengan menerapkan beberapa persyaratan untuk monitoring serts analisis di masa mendatang. 

Pengertian

Manajemen pengunjung adalah prosedur didalam organisai yang memungkinkan organisasi untuk melacak orang-orang yang mengunjungi area perusahaan. Kebijakan dapat bervariasi menurut organisasi, jenis fasilitas, industri, atau wilayah geografis masing masing.

Untuk beberapa organisasi, mengumpulkan nama pengunjung saja sudah cukup, tetapi perusahaan lainnya mungkin memiliki persyaratan keamanan yang lebih besar seperti lencana, file hukum, pendamping karyawan, foto realtime, dan banyak hal lainnya lagi.

Sistem manajemen pengunjung adalah alat yang menyediakan organisasi untuk menghasilkan atau melaksanakan kebijakan manajemen pengunjung. Ketika organisasi menyadari nilai manajemen pengunjung, beberapa memperbaharui dari sistem manual seperti lembaran kertas dan pena ke sistem manajemen pengunjung digital yang dapat membantu organisasi lebih cepat dan efisien, serta melakukan hal yang lebih banyak.

Registrasi Pengunjung

Secara umum; setiap organisasi atau perusahaan harus melaksanakan registrasi pengunjung yang ditandatangani oleh setiap pengunjung dan pejabat perusahaan yang berwenang terhadap kunjungan. 

Didalam proses registrasi tersebut; biasanya akan dikumpulkan beberapa data antara lain :

• Nama pengunjung
• Perusahaan pengunjung atau, dalam kasus perorangan, alamat pribadi.
• Nama pejabat atau karyawan yang akan dikunjungi
• Waktu kedatangan dan keberangkatan pengunjung
• Tujuan atau Alasan Kunjungan
• Barang yang dibawa
• Kendaraan yang digunakan
• Rekam Identitas
• Dll.

Proses registrasi memungkin organisasi untuk dapat mengetahui identitas pengunjung dan keoentingannya; serta merupakan slah satu bentuk antisipasi (pencegahan) dalam mengurangi timbulnya potensi resiko keamanan baik bagi perusahaan maupun pengunjung itu sendiri.

Peran Tenaga Satpam

registrasi pengunjung biasanya akan ditempatkan di meja resepsionis, dalam hal ini harus dipegang oleh karyawan yang ditunjuk di dalam mengelola fasilitas tersebut. Selanjutnya dapat mengelola kontrol akses ke area tertentu setelah melewati pintu masuk; dan area lain yang dianggap rawan harus memiliki registrasi pengunjung tersendiri.

Untuk menjaga keamanan; maka diperlukan keterlibatan dan peran Tenaga Satpam dalam mengawasi para pengunjung perusahaan atau industri. Bentuk keterlibatan dapat secara langsung; yaitu mengelola manajemen pengunjung itu sendirui atau secara tidak langsung dengan monitoring dan akses pengawasan dalam manajemen pengunjung.

Tips dalam Manajemen Pengunjung

1) Menetapkan Pejabat Berwenang untuk Menyetujui Pengunjung
Pastikan kebijakan pengunjung di tempat kerja memilki pedoman yang jelas tentang siapa yang berwenang untuk menyetujui pengunjung, seperti kepala departemen, supervisor, atau personel keamanan yang ditunjuk. Hal ini untuk membantu mempertahankan rantai tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas terkait pemberian akses ke fasilitas perusahaan.

2) Menerapkan Tindakan Kontrol Akses
Putuskan siapa yang dapat pergi ke mana didalam fasilitas perusahaan, dan terapkan tindakan kontrol akses yang kuat untuk membatasi akses pengunjung ke area tertentu. Langkah-langkah ini membantu mencegah akses tidak sah, mengurangi risiko pencurian atau pelanggaran data, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan industri. Bahkan mungkin untuk melindungi pejabat tertentu secara fisik. Kartu akses pengunjung hanya memberikan izin masuk ke area yang ditentukan di fasilitas perusahaan. 

3) Pastikan Pengunjung Selalu Ditemani
Pengunjung tidak boleh dan tidak diperkenankan berkeliaran sendirian di perusahaan; bahkan mahasiswa yang sedang belajar atau praktek kerja harus memiliki pembimbing sebagai penanggung jawab. Dengan meminta mereka didampingi oleh karyawan yang berwenang setiap saat, maka dapat memastikan mereka secara tidak sengaja atau sengaja mendapatkan akses ke area berbahaya atau informasi sensitif.

Kebijakan pendamping pengunjung yang efektif termasuk menugaskan karyawan tertentu untuk bertindak sebagai pendamping bagi pengunjung berdasarkan peran, departemen, atau keahlian mereka. Karyawan ini harus dilatih dalam tanggung jawab pengawalan dan memiliki pemahaman menyeluruh tentang kebijakan pengunjung dan prosedur kontrol akses perusahaan. Dalam kasus tertentu; mungkin pengunjung tidak perlu masuk ke area perusahaan dan hanya ditemani atau berkomunikasi dengan pejabat atau karyawan yang dikunjungi di ruag tunggu atau lobi.

4) Melakukan Pemeriksaan dan Identifikasi Pengunjung
Melakukan penyaringan dan identifikasi pengunjung yang komprehensif sangat penting untuk menjaga keselamatan tempat kerja dan memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses area perusahaan. Menerapkan proses penyaringan menyeluruh memungkinkan organisasi dapat mengidentifikasi potensi risiko keamanan, melindungi informasi sensitif, dan mematuhi peraturan industri. Beberapa elemen kunci untuk disertakan dalam proses penyaringan dan identifikasi pengunjung adalah pada saat dilakukannya proses registrasi.

5) Menerbitkan Lencana/Badge Pengunjung
Lencana pengunjung harus menampilkan informasi penting, seperti nama pengunjung, perusahaan, dan tingkat izin. hal ini akan membantu karyawan dengan mudah mengidentifikasi pengunjung dan memastikan mereka memiliki otorisasi yang sesuai. Lncana atau badge pengunjung memainkan peran penting dalam menjaga keamanan tempat kerja dengan memberi karyawan cara mudah untuk mengidentifikasi pengunjung dan memastikan mereka memiliki otorisasi yang sesuai. 

Saat merancang lencana pengunjung, dipastikan untuk menyertakan informasi penting yang membantu memfasilitasi lingkungan yang aman. Elemen penting yang harus disertakan adalah nama pengunjung, perusahaan, tingkat izin, tanggal dan waktu kedatangan, durasi kunjungan mereka, dan foto. Sebagian besar sistem manajemen pengunjung pada era sekarang memungkinkan perusahaan untuk mengambil foto pengunjung dengan mudah dan secara efisien membuat serta mengeluarkan lencana pengunjung yang berisi semua informasi yang diperlukan.

6) Menerapkan Persyaratan bagi Pengunjung
Dalam kondisi tertentu; perusahaan dapat mencantumkan atau menerapkan persyaratan pada pengunjung yang akan memasuki area perusahaan; misalnya : dress code, alat pelindung diri yang diperlukan, tidak diperkenankan membawa peralatan yang dapat digunakan untuk merekam, mengambil foto; dll.

7) Menampilkan Kebijakan dan Prosedur Pengunjung
Untuk memastikan pengunjung mengetahui harapan dan persyaratan, penting untuk menampilkannya dengan jelas kebijakan dan prosedur pengunjung di lokasi yang menonjol di dalam fasilitas perusahaan; atau mungkin di website perusahaan. Memberikan akses mudah ke informasi ini membantu tamu memahami tanggung jawab mereka dan mematuhi protokol keamanan yang diterapkan di perusahaan.

Cara yang efektif untuk menampilkan kebijakan dan prosedur pengunjung, adalah dengan menempatkan tanda yang jelas atau tampilan informasi di area resepsionis, di mana pengunjung cenderung melihatnya pada saat kedatangan. Informasi ini dapat berupa poster, layar digital, atau selebaran tercetak yang menguraikan aspek utama kebijakan pengunjung perusahaan.

8) Melatih dan Mendidik Karyawan tentang Kebijakan Pengunjung
Untuk mempertahankan tempat kerja yang aman, penting untuk melatih dan mendidik karyawan secara teratur tentang kepatuhan terhadap kebijakan pengunjung. Karyawan memainkan peran penting dalam menegakkan protokol keamanan organisasi dan memastikan keselamatan semua orang di tempat kerja. Dengan menekankan pentingnya mengikuti prosedur keamanan dan melaporkan setiap perilaku mencurigakan, maka akan dapat menciptakan budaya keselamatan dan kesadaran dalam perusahaan.

Referensi :

1. Standards for Physical Security Management in Industry; A Research on Behalf of National Police Academy Hiderabad; K Nityanandam IPS (Retd.)
2. Vizito; Boost Security: 9 Essential Visitor Policy Tactics!
3. Tutorial Points; What is a Visitor Control in Information Security?

Baca Juga :

1. Kelebihan dan Kekurangan Mobil Matic (AT; Automatic Transmision)
2. Roda Gerinda atau Batu Gerinda (Grinding Wheel), Jenis dan Fungsinya