Sekretaris di Industri

Sekretaris sebenarnya adalah pembantu  dari  seorang  pimpinan  yang  menerima  pendiktean,  menyiapakan surat-menyurat,  menerima  tamu,  memeriksa  atau  mengingatkan  pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinannya tersebut.

Daftar Isi

• • 1. Pengertian
  • 2. Tugas Umum Sekretaris
  • 3. Tugas Rutin Sekeretaris
  • 4. Tugas Insidentil Sekretaris
  • 4.1. Tugas atas Inisiatif Sendiri
  • 4.2. Tugas karena Instruksi
  • 5. Tugas Kreatif Sekretaris

Pengertian

Sekretaris adalah  orang  yang  bekerja  pada  orang  lain  untuk  membantu  dalam  korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk  melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

Pengertian sekretaris dari bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas menyatakan bahwa  Sekretaris  adalah  sebuah  profesi  administratif  yang  bersifat  asisten  atau mendukung.  Gelar  ini  merujuk  kepada  sebuah  pekerja  kantor  yang  tugasnya  ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.  Pekerja  atau  karyawan  ini  biasanya  melakukan  tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Tugas Umum Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan  teknis,  tetapi  cukup  penting  artinya  bagi  pimpinan.  Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu;
2. Menerima telepon;
3. Mengambil dikte dan melatinkan;
4. Menyimpan surat.

Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin Yang dimaksud dengan tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu  perintah  dari  pimpinan  untuk  melakukannya.  Tugas  rutin  biasanya  sudah ditentukan  dalam  uraian  tugas  atau  gambaran  tugas  (job  description)  sesuai  dengan progam dan prosedur yang telah ditetapkan.

1. Membuat surat.
2. Menerima dan mengirim surat.
3. Mengetik.
4. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan.
5. Menerima telepon.
6. Mengirim faksimile.
7. Menerima dikte.
8. Menyiapkan rapat pimpinan. i.   Menyimpan  dan  mengatur  arsip  sesuai  dengan  sistem  kearsipan  yang  telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

Tugas Insidentil Sekretaris

Merupakan  tugas  yang  tidak  selalu  tiap  hari  dilaksanakan  oleh  sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas.

Tugas Insidentil Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :

1) Tugas atas Inisiatif Sendiri

Tugas atau prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif  sendiri,  tanpa  diminta,  disuruh,  atau  diperintah  oleh  pimpinannya. Sekretaris  melakukan  pekerjaan  atas  pertimbangan  sekretaris  itu  sendiri.

2) Tugas karena instruksi

Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki  waktu  untuk mengerjakannya  sendiri  atau  karena  ada  pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris  untuk  diselesaikan.  Kadang-kadang  pimpinan  menganggap  pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.

Tugas Kreatif  Sekretaris

Tugas  kreatif  adalah  tugas-tugas yang  dilakukan  atas  inisiatif  sendiri  tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas kreatif merupakan hasil perrtimbangan  sekretaris  tentang  perlu  tidaknya  sesuatu  dikerjakan  sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Sekretaris harus dapat menemukan  sendiri  segala  sesuatu  yang  harus  dikerjakan.  

Walaupun  bersifat kreatif, tugas ini harus dibatasi dengan aturan-aturan perusahaan dan persetujuan pimpinan, sehingga tugas ini bisa diterima dan memberikan manfaat bagi pimpinan atau perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah sebagai berikut:

1. Membuat perencanaan kerja.
2. Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerrjaan sekretaris.
3. Membuat dan menyiapkan formulir  (form)  yang dibutuhkan seperti telephone message form, disposition form, guest form, dan sebagainya.
4. Mencari dan menemukan suatu artikel  yang berhubungan dengan usaha  yang dijalankan  perusahaan  baik  dari  surat  kabar,  majalah  bisnis,  internet,  atau sumber  lainnya.  Artikel  tersebut  tentu  saja  memberikan  manfaat  banyak  bagi keberhasilan pimpinan dan perusahaan.

Referensi :

1. 'Pengetahuan Kesekretarisan; Dra. Ratna Suminar, MM; Universitas Pamulang Tangerang Selatan – Banten
2. Reporsitory BSI; Sekretaris; Bina sarana Informatika.

Baca Juga :

1. Bearing atau Bantalan untuk Mesin Industri
2. Alih Daya dalam UU Cipta Kerja